Yazılım Envanter Yönetimi programları sizin korsan yazılım kullanmamanıza yardımcı olur. Yazılım envanterlerini yöneten firmalar daha az yazılım satın alıyorlar.
Bir çok işletmede kaç tane sandalyeniz var diye sorduğumuzda bile yanıt alabiliyoruz ama çok daha pahalı olan yazılımın kaç tane olduğuna dair yanıt alamıyoruz. Yazılım Envanter Yönetimi bir çok firma için kabus haline dönüşmüştür.
Her yeni bilgisayarla yeni yazılım alınmasına rağmen, her iş için yeni bir yazılım alınmasına rağmen gene de firmalar denetim yapılırsa diye korkarlar. Bunun temel nedeni envanter tutulmuyor olmasıdır.
Yazılım envanterinin (Software Asset Management) tutulabilmesini güçleştiren en önemli unsur donanım envanteriyle birlikte çalışma zorunluluğudur. Aksi halde bilgisayarınızı hurdaya ayırırsınız ama yeni bilgisayara yeni ofis satın alırsınız.
Dolayısıyla yazılımların, donanımın üzerinde yer alan soyut bir şey olduğunu unutmamak ve donanım yok olduğunda aslında lisansın boşa çıktığının farkında olmak gerekir.
Envanteri yönetmede başlıca 4 temel kural vardır.
1) Envanter Çıkarma
Yazılım Envanter Yönetimi yapabilmek için İlk olarak neye sahip olduğunuzu bilmeniz gerekir. Bilgisayar sayınız az ise bunu manuel yapabilirsiniz. Bilgisayarınızın denetim masasında yer alan program ekle kaldır aracı, yüklü yazılımları tesbit etmenizde size yardımcı olacaktır. Büyük bir yapıya sahipseniz tüm ağınızı kolayca ve etkili bir şekilde tarayabilen EMCO Network Inventory ya da everest gibi otomatik keşif araçlarından birini deneyebilirsiniz.
2) Düzenli Olma
Sonraki adım, aslında sahip olduğunuz yazılım varlıklarının ne kadarının gerçekten sahibi olduğunuzu tesbit etmektir. Yazılım varlıklarınızı optimize etmek ve yönetmek için her yazılım ve sürümün lisanslarını ve belgelerini bulmalı, kaydetmeli ve düzenlemelisiniz. Satın alınan lisansı kanıtlayan en önemli belge faturadır. Bu nedenle yazılım alımı içeren bütün faturalar ayrıca bir yerde çoğaltılarak saklanmalıdır. Sonrasında elinizde bulunan lisans belgeleriyle ilk aşamada çıkartmış olduğunuz envanteri kıyaslamalısınız.
3) İlkeler ve Prosedürler Oluşturma
Yazılım Envanter Yönetimi ‘ni sağlıklı tutmak için yazılım satın alımı, kullanımı ve kullanımdan kaldırılmasından depolama ve felaket korumasına kadar yazılım yaşam döngüsünün her aşamasıyla ilgili olarak yeni standartlar ve rehberlikler oluşturarak yazılım ve donanım varlıklarınızı koruyabilirsiniz.
4) Periyodik kontroller
Manuel çıkarılmış bir envantere sahipseniz ve kullanıcılarınız yazılım yükleme yetkisine sahipse, sadece prosedürler yazılım envanterini güncel tutmanız konusunda yeterli olmayacaktır. Bu nedenle belirli aralıklarla yukarıdaki aşamaları tekrar etmelisiniz.