Yeni bir eve taşınırken eşyalarınızın sığıp sığmayacağını ölçersiniz öyle değil mi? Donanım envanter ‘i de ölçülmesi, takip edilmesi gereken bir değerdir.
İşletmenizin elindeki bilişim kaynaklarını bilmek, neler yapabileceğinizi görmenizi sağlayacaktır. Teknolojinin gün geçtikçe yeni materyaller getirmesiyle birlikte çok sayıda kaynak donanım envanter ‘i kapsamında takip edilir hale gelmiştir.
Örneğin personel’e tahsis edilen cep telefonları, taşınabilir veya sabit bilgisayarlar, Serverlar, Ağ bileşenleri, Yazıcılar, Access Pointler, Switchler, Yedekleme Cihazları, IP telefonlar, Kesintisiz güç kaynakları, klimalar ve jeneratör bu kapsamda ele alınır.
Donanım envanter ‘i takibinde en önemli ve kolaylaştırıcı yöntem, envantere yeni katılan her donanıma, tıpkı TC kimlik numarası gibi bir kimlik numarası vermektir. Bu numara donanım satılıncaya ya da hurdaya ayrılıncaya kadar korunur ve değiştirilmez.
Bilgisayarlar için kimlik numarası aynı zamanda bilgisayarın adı olarak tanımlanır. Donanıma kimlik numarasıyla birlikte, alım tarihi, garanti bitiş tarihi ve fatura no bilgilerini de içeren etiket hazırlanarak yapıştırılır.
Donanım envanter ‘ine de bu bilgilerle birlikte kaydedilir. BT Envanter Yönetimi için en bilindik ve görece olarak en basit kabul edilen yöntem, excel’de tablolar halinde mevcut envanterin tutulmasıdır. Sistemin içerisinde yer alan tüm donanım ve yazılım bilgileri manuel olarak bu tablolara girilebilir. Yazılımların versiyonları, yükseltme ve güncelleme tarihleri ile kullanıcıların bilgileri de tablolara eklenebilir. Bu yöntem, başlangıç aşamasında oldukça basit görüldüğü için tercih edilebilir. Fakat zaman ilerleyip envanteri tutulacak nesneler arttıkça, tablolar üzerinde yapılması gereken güncellemeler de artacağı ve takibi zorlaşacağı için yönetim tarafında sorunlar ortaya çıkabilir.
Donanım envanteri, bizim de hazırladığımız ya da open lisans kurulumunu yapıp eğitimini verdiğimiz GLPI gibi programlar aracılığıyla takip edilir. Donanım envanterinin takibindeki en önemli konu şu an donanımın kimin zimmetinde olduğunun bilinmesidir.
Her bir donanım künyesi hazırlandıktan sonra sahibine gidecektir. Ancak sahibine teslimi zimmet formunun imzalatılmasıyla gerçekleştirilir. İadesi de zimmet iade formuyla gerçekleştirilir.
Envanter programları bütün donanımım el değişikliklerini hareketler bölümünde takip ederler. Ayrıca donanımlar evrim de geçirebilirler. Örneğin donanım envantere 4 gb ram ile katıldığı halde sonrasınra evrim geçirerek 8 gb’a çıkabilir.
Donanım envanter programları eldeki bilgisayarların ramlerini de ayrıca listeleyebilir. Örneğin elinizde 60 Gb Sd ram 8 gb ddr ram olduğunu görebilirsiniz. Hatta daha ileriye gidip size 4 adet sd ram slotunuz var. Kullanım dışına ayırdığınız bilgisayarlarda ise 22 gb ram bulunmaktadır tarzı bilgiler de edinmek mümkündür.